Demandé par les sociétés ou les tiers au chef d’entreprise, le tampon de société est une preuve de l’assentiment du chef d’entreprise à l’opération effectuée. De ce fait, il est donc primordial qu’une société possède à sa disposition un tampon encreur pour identifier cette dernière et gagner du temps lors de l’établissement de la paperasse. Le tampon encreur permet également d’obtenir une impression plus professionnelle de l’entreprise, comparée à celle obtenue par une simple signature du gérant.
Qu’est-ce qu’un tampon encreur ?
Un tampon encreur appelé aussi timbre en caoutchouc est destiné au marquage des différents documents et supports en papier, un tampon encreur est utilisé pour dater et marquer les documents administratifs. Un tampon encreur est composé d’un coussinet ou encreur, d’un timbre contenant le motif et d’un manche qui sert à tenir le tampon lors de l’utilisation. L’adoption d’un tampon encreur n’est exigée par aucune loi, toutefois, l’utilisation de ce dernier est conseillée afin de représenter au mieux l’image de l’entreprise ou de la société. En plus de son aspect professionnel, le tampon encreur dispose de plusieurs rôles utiles : ce dernier permet une meilleure gestion des documents grâce aux différentes informations qu’il mentionne.
Quelle est l’utilité d’un tampon encreur ?
Un cachet ou tampon d’entreprise comporte les différentes coordonnées de cette dernière. D’une manière générale il facilite la gestion des documents et leur traitement,
ce dernier contient :
- le nom ou titre de la société ;
- la forme juridique ;
- le capital social ;
- l’adresse de la société ;
- les identifiants de la société.
Le tampon encreur est un résumé des différentes informations relatives à une entreprise donnée. Ce dernier résume l’ensemble des informations devant être présentes en entête des documents officiels.
Bien que le tampon englobe les différentes informations d’une entreprise, ce dernier ne représente pas la même finalité qu’une signature. Dépourvu d’une valeur juridique, ce dernier représente une cocarde à destination des fournisseurs, clients et concurrents.
Quels sont les différents types de mentions pour un cachet d’entreprise ?
Si vous voulez opter pour un cachet d’entreprise, il y a plusieurs mentions à prendre en considération. Certaines sont obligatoires, d’autres facultatives, les voici ci-dessous :
Les mentions obligatoires
Les documents officiels d’une entreprise doivent être accompagnés de plusieurs points importants pour donner une idée sur l’identité de l’entreprise :
- Le nom de la société ;
- La forme juridique que votre société suit ;
- La combinaison d’identification unique à votre société qui se présente sous la forme : N° SIREN à 9 chiffres ;
- La localisation exacte du siège social, si vous avez plusieurs annexes ;
- Une éventuelle procédure de liquidation ouverte : pour que le client prenne connaissance de l’état financier de la société ;
- La mention RCS accompagnée du nom de la ville du greffe ;
- Le code APE ou le code NAF : fortement recommandé à ses utilisateurs.
Si vous êtes auto-entrepreneur, une mention de plus s’applique pour vous « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » en dessous de la somme totale de HT.
Mentions des sociétés qui ont un siège à l’étranger
Si votre société a un siège en dehors du pays ou que votre société est spécialisé dans les transactions import/export, vous aurez plusieurs autres mentions, dont :
- Votre dénomination sociale ;
- La forme juridique de votre entreprise ;
- Le numéro d’immatriculation de votre entreprise au sein de l’état où se trouve le siège ;
- Votre numéro de TVA intracommunautaire.
Mentions des sociétés « location-gérance »
Si votre société fonctionne dans le cadre de la location/gérance, il est nécessaire de le mentionner. Pareil pour les sociétés gérée par un gérant/mandataire pour mettre au courant les clients.
Mentions non obligatoires
Les mentions obligatoires mises à part, il existe d’autres points aussi utiles à citer sur votre tampon de société :
- Le numéro de téléphone de l’entreprise ;
- L’adresse email de l’entreprise ;
- Le lien vers le site web de la société si vous en avez un ;
- Un logo ou un slogan court et clair pour présenter votre domaine d’expertise aux clients.
Il existe de nombreux tampons encreurs pour signaler les mentions légales qu’une entreprise doit impérativement faire paraître sur des documents importants. Vous pouvez retrouver des tampons encreurs qui commencent à 20 € TTC jusqu’à plus de 150 € TTC pour des tampons encreurs plus complexes. Ces derniers sont en général composés de plusieurs lignes que vous pourrez créer à l’achat.
Les modèles de tampons pour entreprises
Vous avez l’intention d’acquérir un tampon encreur de société, mais vous ne savez pas lequel ? Continuez à lire cet article ! Il y a les tampons encreurs classiques. Ils sont relativement classiques avec une ou plusieurs lignes qui sont montées sur des roulettes pour composer une phrase ou une suite de chiffres, pour une date par exemple. Ces derniers sont les plus utilisés par les entreprises qu’elles soient du secteur public et privé. Ils sont disponibles en général autour de 30 € TTC, certains d’entre eux sont beaucoup plus chers pour des utilisations plus spécifiques comme pour les professionnels de santé par exemple.
Il existe également des tampons encreurs personnalisables. Ces derniers vous permettront d’avoir des lignes que vous aurez créées en amont, en général sur le site de votre fournisseur. Ils sont un peu plus chers que les tampons classiques puisqu’ils demandent plus d’attention et la création de lignes spécifiques. Vous pourrez les retrouver aux alentours de 40 € TTC et jusqu’à 200 € selon le besoin que vous aurez et selon votre activité. Votre tampon encreur n’aura pas besoin d’être le même qu’un médecin généraliste.
Des tampons encreurs spécialement conçus pour les vêtements existent. Ils permettent d’identifier une tenue pour la rendre nominative à l’aide de numéro ou d’un nom. L’encre utilisée dans ce genre de tampon encreur est capable de résister à l’eau et à plusieurs lavages. Ces derniers sont disponibles aux alentours des 30 € voire plus si le tampon encreur est beaucoup plus complexe. Ils sont notamment utilisés par les services publics pour nominer des tenus de travail, des entreprises avec un nombre conséquent d’employés ou encore les clubs sportifs et associatifs.
Vous pourrez également retrouver sur internet des tampons encreurs beaucoup plus rudimentaires comme des tampons en bois. Ils sont beaucoup plus simples, mais sont conçus en bois, ce qui prolonge considérablement l’espérance de vie de ce genre de tampon encreur. L’avantage de ce dernier c’est qu’il n’est pas cher, vous pourrez en trouver autour des 10 € TTC. Certains d’entre eux sont plus chers, car il y a beaucoup plus de lignes, donc de travail à faire en amont pour le réaliser.
Vous l’aurez compris, il existe de nombreux modèles de tampons encreurs. Il vous suffira de chercher sur internet pour trouver sur internet. Vous pourrez notamment trouver des tampons de poches, ils sont très utiles pour les chauffeurs et livreurs. Des tampons avec des inscriptions toutes prêtes qui sont utilisés pour les devis ou les factures. Il y a aussi des tampons encreurs conçus pour les cartes de fidélité. Ces derniers sont très utilisés par les sociétés de restauration rapide comme les pizzerias par exemple. Une fois que l’encre de votre tampon encreur est vide, il vous sera facile d’en trouver sur internet.